Le suivi des frais kilométriques est souvent perçu comme une corvée tant par les employés que par les services comptables des entreprises. Pourtant, l’automatisation de cette tâche peut représenter un gain de temps considérable et une meilleure gestion des dépenses liées aux déplacements professionnels. Cet article explore les avantages de l’automatisation du suivi des frais kilométriques, ainsi que les solutions disponibles sur le marché.
Pourquoi automatiser la gestion des frais kilométriques ?
Tout d’abord, il convient de rappeler que les frais kilométriques correspondent aux indemnités versées par l’employeur à ses salariés pour compenser les coûts engendrés par l’utilisation de leur véhicule personnel à des fins professionnelles. Ces indemnités sont calculées en fonction des distances parcourues et du type de véhicule utilisé. Dans la plupart des cas, le barème fiscal en vigueur sert de référence pour leur calcul.
L’automatisation du suivi des frais kilométriques présente plusieurs avantages pour les entreprises et leurs salariés :
- Gagner du temps : Fini les feuilles Excel interminables et les justificatifs papier qui s’entassent sur le bureau ! L’automatisation permet un gain de temps considérable pour tous les acteurs concernés.
- Réduire les erreurs : L’erreur humaine est toujours possible, surtout lorsque l’on doit gérer des centaines voire des milliers de lignes de données. Automatiser le processus permet de minimiser les risques d’erreurs et les éventuelles complications qui en découlent.
- Améliorer la visibilité : Avec un suivi automatisé, les managers et les services comptables disposent d’une vue d’ensemble claire et détaillée des dépenses liées aux déplacements professionnels, ce qui facilite leur analyse et leur optimisation.
- Simplifier la vie des salariés : Pour les employés, l’automatisation permet de ne plus avoir à se soucier du suivi de leurs trajets et des justificatifs à fournir. Tout est géré automatiquement, ce qui leur permet de se concentrer sur leur travail plutôt que sur la gestion administrative de leurs déplacements.
Les solutions disponibles pour automatiser le suivi des frais kilométriques
Face à cette demande croissante d’automatisation, plusieurs acteurs ont développé des solutions adaptées aux besoins des entreprises et des salariés. Parmi les principales options disponibles sur le marché :
- Les applications mobiles : Plusieurs applications pour smartphones permettent aux employés de suivre automatiquement leurs trajets professionnels grâce à la géolocalisation. Il suffit ensuite d’exporter ces données vers un logiciel de gestion des frais kilométriques ou directement vers leur service comptable. Exemples d’applications : MileIQ, Expensify ou Rydoo.
- Les logiciels de gestion des frais : De nombreux logiciels de gestion des frais intègrent désormais un module dédié au suivi des frais kilométriques. Ils permettent notamment d’importer les données issues des applications mobiles, d’appliquer automatiquement le barème fiscal et de générer des rapports détaillés pour chaque salarié. Exemples de logiciels : SAP Concur, Quickbooks ou Zoho Expense.
- Les dispositifs embarqués : Certains dispositifs électroniques, à installer directement dans le véhicule, permettent de collecter en temps réel les données relatives aux trajets effectués (distance, durée, etc.). Ces informations sont ensuite transmises automatiquement à un logiciel de gestion des frais kilométriques. Exemple de dispositif : GAC Technology ou Geotab.
Les défis à relever pour une mise en place réussie
Même si l’automatisation du suivi des frais kilométriques présente de nombreux avantages, elle peut également soulever certaines interrogations et nécessite une préparation adéquate :
- La protection des données personnelles : La collecte et la transmission automatique de données liées aux déplacements professionnels soulèvent des questions en matière de protection de la vie privée et de respect du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Les entreprises doivent donc veiller à choisir des solutions conformes à cette réglementation.
- L’adaptation des processus internes : L’introduction d’une solution automatisée nécessite une adaptation des processus internes de l’entreprise, notamment en ce qui concerne la validation et le remboursement des frais kilométriques. Il convient donc de prévoir une période de transition et d’accompagnement des salariés et des services comptables concernés.
- La sensibilisation des salariés : Enfin, il est essentiel de sensibiliser les employés aux enjeux liés à l’automatisation du suivi des frais kilométriques et de les former à l’utilisation des nouvelles solutions mises en place. Une communication claire et adaptée est primordiale pour garantir l’adhésion de tous et éviter les résistances au changement.
Ainsi, automatiser le suivi des frais kilométriques peut représenter un véritable atout pour les entreprises et leurs salariés, à condition de bien préparer sa mise en place et de choisir les solutions adaptées à ses besoins. Avec un gain de temps considérable, une meilleure visibilité sur les dépenses liées aux déplacements professionnels et une simplification du quotidien pour les employés, cette démarche s’inscrit dans une logique d’amélioration continue de la gestion administrative et financière au sein des organisations.
