La Déclaration sociale nominative (DSN) est un dispositif qui a pour objectif de simplifier la gestion des données sociales pour les entreprises françaises. Elle vise à remplacer la plupart des déclarations sociales actuelles par une déclaration unique et mensuelle. Pour mieux comprendre cette réforme et ses enjeux, nous vous proposons un tour d’horizon complet sur la DSN, son fonctionnement, ses avantages et les obligations qui en découlent.
Qu’est-ce que la DSN?
La Déclaration sociale nominative est une mesure issue de la loi Warsmann du 22 mars 2012, qui prévoit la simplification du processus de déclaration pour les entreprises. La DSN consiste en un fichier unique transmis chaque mois par l’employeur aux organismes sociaux concernés (URSSAF, caisses de retraite complémentaire, mutuelles…). Ce fichier regroupe l’ensemble des informations relatives aux salariés (identité, contrat de travail, rémunération…) et permet ainsi de remplacer plusieurs déclarations sociales telles que la DADS-U, le BRC ou encore la DUCS.
Comment fonctionne la DSN?
Le principe de la DSN repose sur l’utilisation d’un seul fichier pour toutes les déclarations sociales. Ce fichier est généré à partir du logiciel de paie de l’entreprise et doit être transmis électroniquement aux organismes sociaux au plus tard le 5 ou le 15 du mois suivant selon l’échéance choisie par l’entreprise. Les informations contenues dans la DSN sont ensuite exploitées par les organismes sociaux pour gérer les droits et obligations des salariés en matière de protection sociale.
La DSN est basée sur le standard informatique NEODeS (Norme d’échanges pour les déclarations sociales), qui permet une transmission sécurisée des données et garantit leur confidentialité. Cette norme facilite également l’intégration des informations dans les systèmes d’information des organismes sociaux, réduisant ainsi les risques d’erreur et les délais de traitement.
Quels sont les avantages de la DSN?
La mise en place de la Déclaration sociale nominative présente plusieurs avantages, tant pour les entreprises que pour les administrations :
- Simplification administrative: la DSN remplace un grand nombre de déclarations sociales, ce qui permet aux entreprises de gagner du temps et d’améliorer leur productivité;
- Fiabilité des données: en générant un seul fichier à partir du logiciel de paie, les risques d’erreur sont réduits et la qualité des données transmises est améliorée;
- Réduction des délais: la transmission électronique des données permet un traitement plus rapide par les organismes sociaux;
- Meilleure gestion des droits sociaux: grâce à une information actualisée chaque mois, il est plus facile pour les organismes sociaux de vérifier le respect des obligations légales et conventionnelles en matière de protection sociale.
Quelles sont les obligations liées à la DSN?
Depuis le 1er janvier 2017, la DSN est obligatoire pour toutes les entreprises du secteur privé, quelle que soit leur taille. Toutefois, certaines exceptions subsistent pour les entreprises relevant de régimes spécifiques (ex : artistes-auteurs) ou pour celles qui rencontrent des difficultés techniques pour mettre en place la DSN.
Les entreprises doivent respecter certaines obligations dans le cadre de la mise en œuvre de la DSN :
- Utiliser un logiciel de paie compatible: l’employeur doit s’assurer que son logiciel de paie est conforme au standard NEODeS et permet de générer le fichier DSN;
- Transmettre le fichier dans les délais: la DSN doit être envoyée électroniquement aux organismes sociaux concernés au plus tard le 5 ou le 15 du mois suivant, selon l’échéance choisie par l’entreprise;
- Vérifier et corriger les données: l’employeur doit s’assurer que les informations transmises sont exactes et procéder à des corrections si nécessaire.
En cas de non-respect de ces obligations, l’entreprise peut être sanctionnée par des pénalités financières pouvant aller jusqu’à 7,5% du plafond mensuel de la sécurité sociale par salarié et par mois de retard.
Comment se préparer à la DSN?
Pour réussir la mise en place de la Déclaration sociale nominative, il est important de suivre quelques étapes clés :
- Se familiariser avec le dispositif: il est essentiel de bien comprendre le fonctionnement et les enjeux de la DSN pour être en mesure de l’appliquer correctement;
- Choisir un logiciel de paie adapté: pour générer le fichier DSN, il est nécessaire d’utiliser un logiciel conforme au standard NEODeS;
- Se former à la DSN: les entreprises peuvent bénéficier d’aides et de formations pour accompagner leur transition vers la DSN, notamment grâce à des organismes tels que l’URSSAF ou la MSA;
- Anticiper les changements: la mise en place de la DSN peut nécessiter des ajustements au niveau du service paie, il est donc important d’anticiper ces modifications et d’informer les salariés concernés.
Ainsi, la Déclaration sociale nominative représente une véritable révolution dans le paysage administratif français. En simplifiant les démarches pour les entreprises et en améliorant la qualité des données transmises aux organismes sociaux, elle contribue à faciliter la gestion des droits sociaux et à renforcer l’équité entre les salariés. Il est donc primordial pour les employeurs de se préparer à cette transition et de respecter leurs obligations en matière de DSN.
